Replacements for Wordy Phrases: Short and Simple Language for Clean Clear Writing

At universities and in high school English classes, there is sometimes a perception that whoever uses the longest or most words looks smartest. 

However, in industry, whoever makes the client happiest by having the easiest, clearest documents, looks best! 

Unfortunately, technical writing is not poetry. In fact, sometimes, when I'm editing the technical writing of Spanish or French first-language speakers, I find myself revising particularly beautiful, flowery phrases to something much more boring. 

But technical clients just want simplicity. Let your diagrams and your data speak for themselves. 

Here’s a nice logical if-then statement for you: 

If the document is easy for your client to digest 

Then they will think that you are brilliant. 

Achieve this by: 

• using short words 
• using fewer words 

Use Fewer Words 

There are some words that you can search in a document to discover wordy phrases. “Of” and “for” and “as” often appear in these unnecessarily long phrases. Normally when I find one case of a wordy habit, I hunt through the rest of the document to get rid of it. 

This list is actually only a tiny excerpt of a list of more than 20 pages of these phrases. 

I have bolded some of the most common and easy shortenings to make: "as well as" --> "and", "compared with" --> "than" , "for the purpose of" --> "to." Stripping out just some of these wordy phrases can make documents profoundly smoother -- try it!

TECHNOLOGY TIP: It’s possible to build a macro to streamline your documents with the strike of a key. You can find some of these macros free on the internet. 

Table: Concise Words and Phrases 

Inflated Extra-Wordy Language          Concise Language 

a certain number of some 

a considerable amount of                                         much 

a considerable number of                                         many 

a decreased amount of                                             less 

a decreased number of                                             fewer 

accounted for by the fact that                                  because 

already exists                                                           exists 

alternative choices                                                   choices 

an adequate amount of                                            enough 

an example of this is the fact that                           for example 

annual basis                                                             annually

any and all                                                               any 

as a consequence                                                     so 

as a result of                                                            because 

as is well known                                                     [remove it entirely!] 

as well as                                                 and 

as yet                                                                       yet 

bring to a conclusion                                              end, close, conclude 

by the use of                                                           with 

come to an agreement                                            agree 

compared with                                       than 

conduct an investigation                                         study 

considering the fact that                                         because 

contributing factor                                                 factor 

do an inspection of                                                inspect 

during such time                                                    while 

each and every                                                       each or every, but not both 

end result                                                                result 

excessive number                                                   too many 

FOR

for the preparation of                                             to prepare 

for the purpose of                                                   to 

for the reason that                                                 because

 

foreign import                                                       import 

from the time that                                                 since 

furnish a solution                                                  solve 

GIVE

give encouragement to                                          encourage 

give rise to                                                             cause 

group together                                                       group 

HAVE/HAS

has been engaged in a study of                             has studied 

has been shown to be                                            is 

has been widely acknowledged as                        is 

has the ability                                                        can 

have a concern                                                      care, worry 

have an effect on                                                   affect, influence 

IN

in a northeast direction                                          northeast 

in consequence                                                      so 

in consequence of this fact                                    therefore 

in height                                                                high, tall

in length                                                                long 

in light of the fact that                                          because 

in only a small number of cases                           rarely 

in order to                                                             to 

in regard to                                                           about 

in the neighbourhood of                                       near, about 

IT IS -- also a red flag for passive voice

is of the opinion                                                   believes 

it appears that                                                       apparently 

it has been reported by Smith                               Smith reported 

it has long been known that                                  [do not use] 

it is important to note that                                     [remove] 

it is recommended                                                 I/we recommend 

it is requested                                                        please 

it may, however, be noted that                               but 

lacks the ability to                                                  cannot 

located in immediate vicinity of                            near 

majority of                                                             most 

make an assumption that                                       assume 

new development                                                  development 

not in a position to                                                 unable to, cannot 

notwithstanding the fact that                                 although 

obtained from                                                        of 

occurring in connection with                                 caused by 

of an indefinite nature                                            indefinite 

ON

on an annual basis                                                   annually 

on behalf of                                                             for, backed, supported 

on condition that                                                     if 

on most occasions                                                   usually 

on the part of                                                           for 

owing to the fact that                                              because 

per diem                                                                  daily, daily allowance 

perform an assessment of                                        assess 

ALSO LEGAL CONSIDERATIONS

potentially dangerous                                                 unsafe, dangerous 

potentially hazardous                                                 unsafe, hazardous 

presents a picture similar to                                     resembles

presents a summary                                                 summarizes 

previous to                                                               before 

prior experience                                                       experience 

prior to                                                                     before 

prior to the occasion when                                      before 

provide a description of                                          describe 

pursuant to                                                               under, about, following 

should it prove to be the case that                             if 

significant portion                                                     most 

so as to be able to                                                      to 

standards and criteria                                                standards 

start off                                                                      start 

still remains                                                               remains 

storm event                                                                storm 

such time as                                                            when 

sufficient number                                                   enough 

take into consideration                                           consider 

the vast majority of                                                most 

to all appearances                                                   apparently 

undertake an analysis                                             analyze 

was found to be                                                      was 

while at the same time                                           while 

within a comparatively short period                      soon 

within the realm of possibility                               possible